Riscos de gerenciar a inovação no Excel.

Se você gerencia a inovação no Excel está familiarizado com esse cenário: você coloca as informações em uma planilha compartilhada. Você tenta salvar o documento, e recebe o aviso que a planilha está atualmente em uso.

Então você tem que decidir entre fechar a planilha e perder tudo, ou salvar uma segunda versão do arquivo pensando e prometendo que vai voltar depois e unir todos os dados novamente.

O problema é que isso nunca acontece, e o seu time acaba terminando com várias cópias de um mesmo arquivo, cada um carregando um pedaço da informação correta.

Desde seu lançamento em 1985, o Excel se tornou amplamente difundido como uma excelente ferramenta de gestão financeira e de dados em geral nas organizações, é senso comum que a maioria das empresas utilizam o Excel na sua rotina regular.

E dessa forma o Excel se tornou aquela recomendação de vó que cura tudo, mas como nem tudo são flores, muitas vezes ele acaba tratando apenas o sintoma e não a raiz do problema.

Empresas que utilizam fazem gestão de inovação no Excel podem experimentar fracassos e prejuízos estrondosos. Isso pois erros no Excel são comuns, mas sua identificação é rara.

Como o caso da Fidelity® Magellan® Fund que em 1994 perdeu USD2.6 Bilhões por conta de uma troca de sinais em um cédula.

Também tem o caso da Lehman Brothers ( já foi o quarto maior banco de investimentos dos EUA) que em 2008 enviou 179 contratos de compras por engano ao tê-los ocultado ao invés de deleta-los da planilha.

Ou o erro com a função “recortar e colar” que causou um prejuízo de USD24 Milhões para a TransAlta Corp em 2003, o equivalente a 10% do seu lucro naquele ano.

Esses e outros “fiascos” de grandes empresas no Excel você pode encontrar aqui.

E quando pensamos em usar o Excel para fazer a gestão da inovação…os problemas só aumentam, por isso vamos listar alguns dos motivos para você não gerenciar a inovação no Excel:

Poucos recursos colaborativos para equipes

A interação em tempo real dos usuários é totalmente falha, a Microsoft vêm tentando melhorar esse recurso mas ainda não obteve sucesso.

Ele não possui recursos efetivos de comentários por usuários, e o risco de problemas do projeto de inovação no Excel vai ser enorme sem uma colaboração ágil entre o time responsável.

O track das alterações dos dados pelos usuários não é efetivo.

O controle das versões dos documentos são limitados, especialmente se for usada por mais de uma pessoa.

É impossível saber qual é a última versão, ou a versão correta do documento, se as formulas estão corretas, ou se por acidente alguma data foi excluída ou apagada.

Sem falar que a organização fica por conta dos usuários, quem nunca viu aquela pasta cheia de arquivos com o mesmo nome e aquela planilha nomeada com final_final_final?

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Detalhes das inovações podem ser perdidos

Como você já deve ter percebido, fazer a gestão da inovação no Excel não é uma boa ideia!

Quando os projetos de inovação e suas informações se dividem por múltiplas abas e planilhas, é fácil deixar passar problemas e erros, faltar com deadlines importantes, ou então ignorar recursos mal alocados.

Isso pois ele reduz a visão geral da inovação, o que torna a tomada de decisão e progresso pelas etapas do Stage-Gates quase que impossível.

A manutenção exige muito esforço

Uma questão importante que geralmente demora para ser respondida: quem vai ser o responsável por manter as planilhas daquela inovação no Excel e conferir a qualidade dos dados?

Dependendo do tamanho e da complexidade da planilha, é fácil você se pegar desperdiçando tempo ao procurar, conferir, ou então atualizar informações do projeto.

Geralmente alguém tem que ficar responsável para fazer essa conferência, ou então toda a confiabilidade das suas informações vai pro ralo.

Muito tempo estruturando e processando dados

O Excel já é super famoso ao inspirar suspiros de frustrações e ataques nervosos nos funcionários quando crasha ou fica travado em algum looping eterno para processar uma quantidade muito grande de dados.

Além do que, mesmo quando se é um usuário avançado, ou é um trabalho simples, o Excel leva muito tempo para fazer o que ele está tentando fazer.

Digamos que você está tentando rastrear o andamento de uma atividade ou gerando indicadores necessários da metodologia Phase-Gates, você geralmente vai passar muito tempo estruturando ou limpando seus dados para criar a tabela ou o gráfico correto.

Além de que quando você gerencia a inovação no excel, geralmente tem que reportar alguns relatórios semanais ou mensais, e pode existir toda uma estrutura ou rotina de dados extensa.

Uma ferramenta própria de inovação vai oferecer relatórios instantâneos e até mesmo dashboards e KPI’s em tempo real, além de que tudo já está organizado e pronto para gerenciar a inovação, você vai apenas seguir o fluxo que foi desenvolvido para o controle e evolução de ideias inovadoras.

Dados inseridos não são conferidos

O Excel permite que o usuário insira dados de forma muito facilitada, mas a conferência da qualidade dos dados é limitada, e caso você queira programar algum check para ver se aquele campo realmente foi preenchido corretamente, o tempo que você levaria para implementar isso já lhe custou muito tempo que poderia ser alocado para atividades mais prioritárias da sua rotina.

O suporte é extremamente limitado

Não é novidade que o suporte da Microsoft tem grandes limitações e não é por falta de recursos alocados, mas sim pela quantidade gigantesca de usuários, atualmente ela possui mais de 1.4 bilhões de usuários, agora imagine que o Excel é uma das ferramentas mais utilizadas e uma das que mais apresenta problemas, é impossível que todos sejam atendidos de uma forma efetiva.

Se não devo usar o Excel, devo usar o que?

Não nos entenda errado, o Excel é uma poderosa ferramenta, mas o problema está na complexidade da organização ao gerenciar inovação no Excel e principalmente no longo tempo alocado para utiliza-lo de forma correta, além de que a colaboração em tempo real não é o forte da Microsoft.

Não deixe a organização de uma responsabilidade tão importante por conta do usuário, utilize uma ferramenta já estruturada e modelada para fazer a gestão da inovação.

Com a nossa ferramenta de gestão de inovação você vai focar na inovação, na estratégia e na gestão do seu time.

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